آخرین بازخوردها
آخرین مشاوران

۵ نکته برای داشتن یک جلسه منتورینگ کارآمد

جلسه منتورینگ شغلی

اغلب اوقات آمادگی نداشتن برای حضور در جلسه منتورینگ موجب می‌شود تا نتیجه لازم گرفته نشود. منتورشیپ یک رابطه دو طرفه است که هم برای منتور و هم برای منتی منافعی دارد. به همین دلیل بسیاری از شرکت‌های بزرگ جهان از جمله Johnson & Johnson، والمارت و AT&T به آن توجه ویژه‌ای دارند.


چرا جلسات منتورینگ اهمیت دارند؟

تحقیقات نشان داده که منتورها از شغل خود رضایت بیشتری دارند و به کارفرمایان خود متعهد هستند. خود این قضیه باعث کاهش هزینه‌های مالی در شرکت‌ها می‌شود. از طرفی دیگر، ۹۰ درصد منتی‌ها گزارش داده‌اند که با حضور در جلسه منتورینگ از حرفه خود راضی و شادتر هستند. این موضوع باعث افزایش تعهد کاری در آن‌ها تا حدود ۷۵ درصد شده است.

جلسات منتورینگ به هدف دستیابی به تجربه منتورها برگزار می‌شوند. این تجارب بر روی عملکرد منتی تاثیر می‌گذارد. به همین دلیل است که باید با دقت به این جلسات وارد شد و از قبل آمادگی لازم را به‌دست آورد. اگر منتی آمادگی نداشته باشد، جلسات منتورینگ تنها در حد یک جلسۀ غیرضروری و سطحی باقی خواهد ماند.


چگونه یک جلسه منتورینگ از مسیر خود خارج می‌شود؟

یک جلسه منتورینگ به سرعت از مسیر اصلی خود خارج می‌شود، مگر اینکه راهنمایی‌های لازم برای این جلسات به دو طرف انجام شود. دلایل مختلفی برای این موضوع وجود دارد:

  1. منتی و منتور نتوانسته‌اند انتظارات خود را تعیین کنند و تصمیم بگیرند که از این جلسات به دنبال چه چیزی هستند؛
  2. هیچ صحبتی دربارۀ انتظارات منتور و منتی از یکدیگر نشده است؛
  3. شرکت‌کنندگان از قبل در مورد موضوع دستور کار جلسه به توافق نرسیده‌اند؛
  4. نه منتی و نه منتور هیچ آمادگی قبل از جلسه منتورینگ نداشته‌اند.

وقتی این اتفاق می‌افتد، نتیجه این می‌شود که از جلسه نتیجه خاصی به دست نمی‌آید. طرفین باید در چنین جلساتی بر روی رشد و یادگیری تمرکز کنند تا بهترین نتیجه گرفته شود.

اگر جلسات منتورینگ به خوبی سازمان‌دهی نشوند به یک وقت تلف کردن شبیه می‌شوند که منتور و منتی از حضور در آن خسته خواهند شد. مشکلی که در چنین شرایطی اغلب پیش می‌آید، عدم تعهد یکی از طرفین به جلسات و احتمال لغو آن است.

جلسه منتورینگ باید بر روی رشد و توسعه متمرکز بماند. یعنی جایی که منتور و منتی اهداف را شناسایی می‌کنند، برای دستیابی به این اهداف برنامه‌ریزی می‌کنند و به موانعی که بر سر راه وجود دارد غلبه می‌کنند.


یک جلسه منتورینگ موثر چگونه است؟

منتی و منتورهایی که جلسات منتورینگ متمرکز برای رشد و توسعه داشته باشند بیشترین استفاده را از تجربه خود می‌برند. در اینجا توجه به چند نکته ضروری است:

در آغاز رابطه منتورینگ، یک منتور و منتی انتظارات خود را می‌گویند و یک قرارداد منتورینگ تهیه می‌شود. هنگامی که آن‌ها انتظارات خود را تعیین کردند، هر دو برای جلسات منتورینگ آماده می‌شوند.

در طول جلسه، آن‌ها براساس سوالاتی که از قبل آماده کرده‌اند به پیش می‌روند. البته آن‌ها باید از انعطاف‌پذیری بالایی برخوردار باشند و اجازه دهند تا مکالمه به صورت طبیعی جریان داشته باشد. هرچند که آن‌ها هرگز نباید از موضوعات اصلی فاصله بگیرند. منتور و منتی تعهد و همدلی خود را با یادداشت‌برداری و پرسیدن سوالات متفکرانه نشان می‌دهند.

پس از جلسه منتورینگ، شرکت‌کنندگان با ارسال ایمیلی موضوعات را پیگیری می‌کنند تا یکدیگر را در قبال تعهدات پذیرفته شده، پاسخگو نگاه دارند. منتورهای بزرگ و منتی‌های خوب، همگی از این روش برای ایجاد یک ارتباط آموزشی و انتقال تجربه استفاده می‌کنند.


توصیه‌های یک منتور واقعی

ما از Elaine Ezekiel، مدیر بازاریابی در Atomic Object دربارۀ تجربه او از منتورینگ سوال پرسیدیم. او در طول زندگی شغلی خود هر دو نقش منتور و منتی را برعهده داشته است. با این اوصاف او چندین نکته را برای منتورها و منتی‌هایی که به دنبال بهتر بودن هستند به ما گفت:

به‌عنوان یک منتور، مهم است که مطمئن شوم فردی که درخواست راهنمایی دارد، دیدگاه روشنی در مورد نحوه کمک گرفتن از من دارد یا نه! به یاد دارم زمانی که در کالج بودم از اهمیت جلسه منتورینگ و تاثیر آن بر روی رشد خود اطلاعی نداشتم. از همین‌رو، سعی می‌کنم با افرادی که از من وقت یک جلسه ‌می‌خواهند همدلی کنم. البته از آن‌ها می‌خواهم که قبل از جلسه کمی به موضوع و سوالات خود فکر کنند.

بهترین تجربیات من با افرادی بوده که در موقعیت‌های خاص سوالات درستی برای یادگیری می‌پرسند. اگر آن‌ها برای سوالات خود تلاش کرده‌اند، من هم به عنوان یک منتور وظیفۀ خود می‌دانم که به‌صورت فعالانه به آن‌ها گوش داده و راهنمایی لازم را ارایه دهم. معمولاً جلسات منتورینگ را در حین پیاده‌روی یا در رستوران و کافی‌شاپ تنظیم می‌کنم تا بتوانم ارتباط بهتری را برقرار کرده و با فراغ بال به موضوع توجه کنم.

اغلب اوقات، من متوجه این واقعیت می‌شوم که افراد برای جلسه منتورینگ به دنبال دسترسی به منتوری در اطراف خود هستند. بنابراین چیزی که ارزشمند است و به کارآمدی کمک می‌کند، شبکه‌سازی یا شرکت در رویدادها و نمایشگاه‌ها به هدف یافتن افراد مناسب برای منتورینگ است.

من به‌عنوان یک منتور، از منتورینگ رسمی و غیررسمی استفاده کرده‌ام. منتورینگ غیررسمی شامل مشاهده و پرسیدن سوالاتی درباره آن چیزی است که در حال اتفاق افتادن است. من از این طریق خیلی چیزها یاد گرفته‌ام و به منتی‌های خود انتقال داده‌ام. اگر برچسب «منتور» را از روی فرد بردارید، می‌توانید از تجربه واقعی یک دوست برخوردار شوید.
من همچنین خوش شانس بودم که ۹ ماه از تجربه یک منتور رسمی در شرکت‌مان استفاده کردم. ساختاری که او برای جلسه منتورینگ استفاده می‌کرد باعث یادگیری در من می‌شد و ارزش زیادی را به من منتقل می‌کرد.


چگونه یک جلسه منتورینگ عالی داشته باشیم؟

جلسه منتورینگ عالی اتفاقی نیست، بلکه می‌توان برای آن برنامه‌ریزی کرد و آماده شد. در اینجا نکاتی وجود دارد که برای یک جلسه منتورینگ باید به آن‌ها توجه کرد:

در مورد انتظارات از قبل توافق کنید

منتور و منتی باید در مورد آنچه انتظار دارند گفتگو کنند:

  • آیا به تجربه خاصی نیاز دارند؟
  • آیا چیز خاصی وجود دارد که بخواهند یاد بگیرند یا اصلاحش کنند؟
  • تعریف‌شان از ساختار هر جلسه منتورینگ چیست؟
  • در مورد چه موضوعی صحبت شود و تا چه مقداری آمادگی و سرمایه‌گذاری زمانی نیاز است؟
  • چه کسی باید رابطه را هدایت کند؟ (البته این وظیفه منتور است)

موضوع و دستور کار جلسه منتورینگ را زودتر مشخص کنید

شرکت در یک جلسه بدون برنامه، نتیجه لازم را برای شما نخواهد داشت. این موضوع در مورد جلسه منتورینگ نیز صادق است. از قبل تعیین کنید که در یک جلسه بر روی چه چالش‌ها و برای رسیدن به چه اهدافی کار می‌کنید. داشتن دستور کار به شما و منتور برای جهت‌دهی به جلسه کمک می‌کند.

سوالات خوب بپرسید

کلید پرسیدن سوال خوب، گوش دادن و فکر کردن درمورد آن چیزی است که درباره آن صحبت می‌شود. اطلاعاتی که با شما به اشتراک گذاشته می‌شود، کمک زیادی به درک بهتر موضوع می‌کند. سوالات خوب و پاسخ‌های عالی به طرفین کمک می‌کند تا احساس کنند که درک شده و شنیده می‌شوند. درک شدن و شنیدن موثر دو عنصر کلیدی در ارتباط موثر هستند.

با یکدیگر همدلی کنید

همدلی (Empathy) برای ایجاد یک رابطه طولانی‌مدت منتورینگ لازم است. درک تجربه، شناخت تلاش‌های طرف مقابل برای مقابله با چالش‌ها و یافتن بهترین راه‌حل‌ها با کمک همدلی امکان‌پذیر می‌شود.

به‌خاطر داشته باشید که همدلی کردن به معنای این نیست که جلسه منتورینگ باید به یک مهمانی ترحم یا یک جلسه مشاوره درمانی تبدیل شود. نشان دادن همدلی فقط به این معناست که شما می‌توانید به موضوعات مختلف از نگاه یکدیگر توجه کنید.

جلسات منتورینگ را با برنامه‌های آموزشی پربارتر کنید

برگزاری جلسه منتورینگ آموزشی، برای انتقال تجربه‌ یک کار سازنده است. با ایجاد ساختاری برای برگزاری جلسات و داشتن برنامه‌ریزی برای منتورینگ، راه‌هایی برای آموزش موثر و یادگیری بیشتر پیدا کنید.
سازمان‌هایی که قصد دارند اطمینان حاصل کنند، کارمندان به فرصت‌های منتورشیپ دسترسی دارند باید به برنامه‌ای جامع برای مدیریت جلسات منتورینگ بپردازند.


سخن پایانی

یک رابطه منتورشیپ بر روی رشد و توسعه یک فرد یا کسب و کار تاثیر زیادی می‌گذارد. نحوه طراحی یا اداره جلسه منتورینگ برای تقویت ارتباط بین منتور و منتی اهمیت زیادی دارد. در چنین جلساتی باید با انتقال تجربه و آموزش به درستی صورت پذیرد تا طرفین از نتیجه جلسات رضایت کافی داشته باشند.

رزرو مشاور شغلی
Total
0
Shares
دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

Related Posts